Mesmo que você acompanhe com precisão as despesas da sua pequena empresa com uma lista ou livro-razão simples, não obterá os benefícios que um método de contabilidade mais departamentalizado oferece.
Ao registrar suas despesas em diferentes categorias, você aprenderá seus verdadeiros custos de produção e vendas.
Organizar suas despesas comerciais por tipo, departamento, função e idade também o ajudará a tomar melhores decisões de compra, produção e contas a pagar.
1- Use planilhas
Crie uma planilha que liste suas receitas e despesas em um orçamento mestre para o ano. Coloque suas categorias de receitas e despesas, por nome, no lado esquerdo da planilha, com os meses no topo da página.
As categorias de receita e despesa podem incluir vendas, royalties, juros, serviços públicos, seguros, aluguel e marketing. Depois de dezembro, inclua as colunas "Orçado", "Total", "Média" e "Projetado".
2- Insira os valores para cada categoria que você orçou para o ano na coluna “Orçado”.
A coluna “Total” mostrará seu desempenho real no final do ano, pois totaliza suas despesas mensais à medida que ocorrem, bem como seu desempenho atual durante o ano.
Divida sua coluna “Total” pelo número de meses à medida que eles passam em sua coluna “Média” para ver quais são suas despesas mensais médias.
Multiplique sua coluna “Média” por 12 para ver quais serão seus totais anuais projetados em seu nível atual de desempenho.
3 - Copie a seção de despesas
Faça uma cópia da seção de despesas do orçamento mestre e divida suas despesas em formação de despesas gerais.
Coloque os custos reais para fazer um produto ou serviço na seção de manufatura e os custos para administrar sua empresa, como aluguel de escritório, equipe administrativa, seguro, serviços públicos e marketing, em despesas gerais.
Use seus números indiretos para ajudá-lo a determinar o verdadeiro custo de venda de cada unidade que você produz.
4 - Ordene suas faturas em ordem cronológica.
Coloque as faturas e contas recebidas em uma pasta em ordem cronológica de acordo com as datas de vencimento.
Use essa pasta para garantir que você pague suas contas em tempo hábil para aproveitar os descontos de pagamento antecipado e evitar multas e multas por atraso no pagamento.
5 - Guarde cópias de suas faturas.
Manter cópias de todas as faturas, contas, recibos e extratos. Use-os para preparar seus impostos e para suporte de backup no caso de seu departamento de contabilidade ter dúvidas sobre quaisquer despesas ou se você enfrentar uma auditoria fiscal.
Solicite-os por data em que acumularam, função, departamento ou ordem alfabética para facilitar a consulta.